Privacy Beleid - AHVG
Privacy Statement At Home Vastgoed (gerechtvaardigd belang)-
Uw privacy is uitermate belangrijk voor ons. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonlijke gegevens At Home Vastgoed van u verzamelt via onze interactie met u en via onze diensten, hoe we die gegevens gebruiken, voor welk doeleind en op welke wijze u uw gegevens kan wijzigen en/of verwijderen.
In dit Privacy Statement wordt uitgegaan van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) die per 25 mei 2018 van toepassing is. Tot aan 25 mei 2018 wordt de Wet bescherming persoonsgegevens (‘Wbp’) gerespecteerd.
At Home Vastgoed biedt een aantal diensten, waaronder bemiddeling tussen verhuurder (eigenaar pand) en (kandidaat) huurder. Ook het financieel en technisch beheer van een woning voor een eigenaar en/of beheerder behoort tot de dienstverlening. Verwijzingen naar At Home Vastgoed diensten in deze verklaring hebben betrekking op services, websites, apps, software en alle overige huidige en toekomstige diensten van At Home Vastgoed.
Deze verklaring heeft betrekking op de communicatie tussen u en At Home Vastgoed, de vermelde At Home Vastgoed diensten en op andere huidige en toekomstige At Home Vastgoed diensten waarvoor deze verklaring wordt weergegeven.
Persoonsgegevens die wij verzamelen
At Home Vastgoed verwerkt gegevens om effectief te kunnen werken en u de beste ervaringen met onze producten en diensten te kunnen bieden. U geeft een aantal van deze gegevens rechtstreeks aan ons door, bijvoorbeeld wanneer u een account aanmaakt, een zoekopdracht bij ons neerlegt, zich aanmeldt voor de nieuwsbrief, zich aanmeldt voor een bezichtiging, zich kandidaat stelt als huurder, documenten aanlevert of contact met ons opneemt voor ondersteuning. Een deel van de gegevens verkrijgen we door vast te leggen hoe u met onze producten omgaat, bijvoorbeeld door het gebruik van technologieën zoals cookies, IP addressen en sessies / bezoeken aan onze website(s).
Waarom verwerkt At Home Vastgoed persoonsgegevens?
At Home Vastgoed is als verhuurmakelaar gespecialiseerd in de huur- en verhuur van vastgoed. In het geval dat u zich kandidaat stelt als nieuwe huurder van een woning, zullen uw gegevens worden verwerkt met als doel het uitvoeren van een screening van relevante gegevens op verzoek van een opdrachtgever (of verhuurder) waar u een overeenkomst mee aangaat.
Als verhuurmakelaar hebben wij een zorgplicht. Om aan deze zorgplicht te kunnen voldoen, moeten wij ervoor zorgen dat in het vastgoedobject van een verhuurder een goede en geschikte huurder terechtkomt. Aan de andere kant trachten wij door het beoordelen van de aangeleverde persoonsgegevens er ook voor te zorgen dat er geen onhaalbare situaties ontstaan voor u als nieuwe huurder. Dit is in ieders belang, van u, de verhuurder en ons als bemiddelaar.
U heeft ten alle tijde de mogelijkheid uw account en daarmee bijbehorende gegevens binnen ons systeem in te zien, te wijzigen of te verwijderen. De gegevens worden daartoe bewaard binnen uw eigen, beveiligde omgeving waar geen enkele opdrachtgever zonder uw toestemming toegang toe heeft .
At Home Vastgoed is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit Privacy Statement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door ons als At Home Vastgoed.
Er is een Functionaris Gegevensbescherming (‘FG’). De FG is bereikbaar via [email protected]. In geval van vragen, wijzigingen, verwijdering of andere verzoeken kunt u daar altijd per e-mail direct contact mee opnemen.
Op basis van welke grondslag verwerkt At Home Vastgoed persoonsgegevens?
Onze opdrachtgever heeft een gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) in het kader van de selectie van u als mogelijk nieuwe huurder van zijn/haar (vastgoed) object, uw integriteit te laten beoordelen en bepaalt dan ook of en in hoeverre het relevant en noodzakelijk is dat u op bepaalde onderdelen wordt gescreend.
De samenstelling van de screening is beleidsmatig vastgesteld door de opdrachtgever, waarbij rekening is gehouden met de eisen die gesteld worden binnen de AVG. Hiertoe behoren ook de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit, zodat alleen die gegevens geverifieerd hoeven te worden die in relatie staan tot de risico’s rondom de (aanstaande) functie of de verhuur van een woning. Wij zullen nimmer om overbodige gegevens vragen, indien u deze onverhoopt toch aanlevert zullen wij deze vernietigen of u direct daartoe verzoeken.
Hoe wij persoonsgegevens gebruiken
At Home Vastgoed gebruikt de gegevens die we verzamelen voor onze bedrijfsvoering en om u te voorzien van de verhuur- en woningbemiddeling diensten die wij aanbieden; we gebruiken gegevens om onze producten te verbeteren en uw ervaringen aan uw persoonlijke voorkeuren aan te passen. We kunnen de gegevens ook gebruiken om met u te communiceren, bijvoorbeeld om u te informeren over uw account, beveiligingsupdates en aanvullende diensten informatie.
Daarnaast gebruiken we gegevens om voor analyse doeleinden, zowel in ons eigen systeem als ook (geanonimiseerd) met producten die door derden worden aangeboden zoals Google Analytics. We gebruiken echter nooit persoonsgegevens om u reclame van anderen door te sturen en/of uw gegevens zonder uw toestemming aan hen te verstrekken. Denk hierbij aan gegevens of informatie uit e-mails, chats, gesprekken of voicemails, of uit uw documenten, foto's of andere persoonlijke bestanden - deze zullen wij nimmer bijhouden voor dit doeleinde en daarvoor gebruiken.
Welke gegevens vragen wij, hoe en waarom verwerken wij deze?
At Home Vastgoed verwerkt persoonsgegevens welke wij van u hebben ontvangen, voornamelijk vanwege voor u relevante communicatiedoeleinden - zoals dat wij u op de hoogte brengen van (op basis van uw opgegeven zoekprofiel) nieuw en voor u relevant woningaanbod.
Daarnaast kunnen de volgende (persoons)gegevens en/of documenten worden verwerkt, in het geval dat u zich als nieuwe huurder kandidaat stelt en de bijbehorende documenten upload onder uw profiel - voor beoordeling door zowel ons als uiteindelijk de opdrachtgever (verhuurder / eigenaar van het object).
Uw inschrijving
- Uw huishoudsamenstelling (alleenstaand, samenwonend / partner, meerdere vrienden / collega’s / woningdelers)
- Uw personalia
- Naam, Achternaam
- Geboortedatum (leeftijd)
- Uw contactgegevens
- E-mail adres
- Telefoonnummer
- Uw inkomen
- Werkend / studerend / zelfstandig ondernemer
- Maandelijks bruto inkomen
- Garantsteller ja / nee
- Inkomen garantsteller +/-
- Uw zoekprofiel
- Woonplaats + straal (afstand)
- Huurprijs bereik + verwachte huurperiode
- Woning eigenschappen (Slaapkamers, Oppervlakte, Soort object, Interieur, Parkeergelegenheid)
- Uw account
- Uitschrijven nieuwsbrief
- Uitschrijven / verwijderen account
Uw documenten
Bij interesse in een woning vragen wij u eerst een bezichtiging bij te wonen. Nadat u de bezichtiging heeft bijgewoond, kunt u aangeven of u interesse heeft om de woning te huren.
Wij zullen u dan vragen om documenten (afhankelijk of u student bent, werkt en/of zelfstandig ondernemer bent) te uploaden. Wij vragen deze documenten omdat wij aan onze zorgplicht moeten voldoen. Dit is bedoeld om zowel u, de verhuurder en ons te beschermen en ervoor te zorgen dat er een succesvolle bemiddeling plaatsvindt.
De volgende documenten zullen wij u vragen te uploaden:
- Legitimatiebewijs (paspoort of Nederlandse identiteitskaart)
U dient het BSN nummer, documentnummer en uw handtekening altijd af te schermen, hiervoor kunt u tevens gebruikmaken van de overheids app Kopie ID: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs.
Indien u dit niet (voldoende) heeft afgeschermd, wordt het document per direct verwijderd met het verzoek dit nogmaals in goede orde aan te leveren. - Werk / inkomen
- Studerend
- Bewijs inschrijving DUO (indien u student bent)
- Garantstelling (indien van toepassing)
- Akte van garantstelling (ingevuld en ondertekend)
- Legitimatie garantsteller (U dient het BSN nummer, documentnummer en handtekening af te schermen)
- Loonstrook garantsteller
- Jaaropgave garantsteller
- Werkend
- Kopie arbeidsovereenkomst
- Werkgeversverklaring (niet ouder dan 3 maanden)
- Uw jaaropgave
- Loonstroken van de afgelopen 3 maanden
- Bankafschriften van de laatste 3 (maand) salaris stortingen
- Kopie bankpas
- Zelfstandig ondernemer
- Uittreksel Kamer van Koophandel
- Winst- en verliesrekening (incl. prognose)
- Legitimatie teken gemachtigde (U dient het BSN nummer, documentnummer en handtekening af te schermen)
- Financieel
- Bankafschriften van de laatste 3 (maanden) salaris stortingen
- Kopie bankpas
- Garantstelling (indien van toepassing)
- Akte van garantstelling
- Legitimatie garantsteller (U dient het BSN nummer, documentnummer en handtekening af te schermen)
- Loonstrook garantsteller
- Jaaropgave garantsteller
- Overige
- Goed huurdersverklaring (of Naam, telefoonnummer, e-mailadres van uw huidige/laatste verhuurder)
- Motivatie
U geeft hierin vrijblijvend richting de verhuurder aan waarom u interesse heeft in de woning.
- Studerend
Alle documenten welke u upload worden direct door ons systeem voorzien van een watermerk, om ervoor te zorgen dat duidelijk is dat deze door en voor At Home Vastgoed worden verwerkt en voor geen enkel ander doeleind kunnen en zullen worden gebruikt.
Uw kandidaatstelling
U heeft aangegeven de woning te willen huren en hiervoor heeft u bovengenoemde documenten (afhankelijk van uw situatie) geüpload. Op uw verzoek worden de documenten, gemaskeerd door u en door ons voorzien van een kenmerkend At Home Vastgoed watermerk, gedeeld met de verhuurder / eigenaar van de woning in kwestie.
De verhuurder / eigenaar van de woning kan vervolgens deze (de door u met toestemming verleende) documenten als enige met zijn/haar afgeschermde account binnen de beveiligde omgeving online inzien en bepalen of u voor hen de geschikte kandidaat bent om de woning aan te verhuren. Vervolgens kan men aan ons en u laten weten dat u geselecteerd bent als de nieuwe huurder voor de woning.
U heeft uiteraard ten allen tijde het recht en de mogelijkheid om de toegang tot de documenten door de verhuurder (of door ons) te ontzeggen. U kunt dit tevens eenvoudig kenbaar bij ons maken op [email protected] waarna wij hieraan direct gevolg zullen geven.
Op het moment dat u een woonruimte via ons wil huren, verstrekken wij uw gegevens aan Economic Data Resources B.V. (EDR). EDR zal op basis van deze gegevens een advies geven over uw kredietwaardigheid. EDR gebruikt uw gegevens voor onderzoek naar uw kredietwaardigheid en contactgegevens. Als u bezwaar wilt maken of informatie wenst over het gebruik van uw persoonsgegevens door EDR, zie: https://www.edrcreditservices.nl/privacy-statement/.
Uw huurovereenkomst
Zodra de verhuurder heeft aangegeven aan u de woning te willen verhuren, zullen wij een huurovereenkomst opstellen. In deze overeenkomst zullen de volgende gegevens worden opgenomen:
- Uw personalia - en die van uw partner en/of medebewoner(s)
- Naam, Achternaam
- Geboortedatum (leeftijd)
- Uw contactgegevens
- E-mail adres
- Telefoonnummer
- Uw huidige verblijfadres
- Uw ID-documentnummer
- Uw IBAN
Na ondertekening van de huurovereenkomst en het voldoen van de borg- en eerste maandtermijn en eventuele overige kosten, vindt de sleuteloverdracht en incheck plaats. Er wordt een incheck rapport opgesteld waarin tevens deze persoonsgegevens zijn opgenomen.
In het geval u heeft aangegeven gebruik te willen maken van de aanvraag van nutsvoorzieningen in uw nieuwe woning, zullen wij met uw toestemming uw contact- en (nieuwe) adresgegevens verstrekken aan onze partner in nutsvoorzieningen. Er wordt n.a.v. hiervan dan binnen 2 werkdagen contact met u opgenomen.
Waar gebruikt At Home Vastgoed deze gegevens voor?
Indien u huurder of cliënt bent gebruikt At Home Vastgoed uw gegevens om de verplichtingen, die voortvloeien uit de gesloten huur- of beheerovereenkomst, uit te voeren.
Indien u garantsteller bent gebruikt At Home Vastgoed uw gegevens ter zekerheidsstelling met het oog op de nakoming (uitvoering) van de huurovereenkomst, gesloten tussen onze cliënt en de huurder waarvoor u borg staat.
Wie heeft toegang tot uw gegevens?
Redenen waarom wij persoonsgegevens delen
Wij delen uw persoonsgegevens alleen met uw toestemming en/of wanneer wij bij wet verplicht zijn deze te verstrekken. Wij verstrekken in geen enkel ander geval uw gegevens aan derden. Wij gaan ten allen tijde uitermate zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en de beveiliging hiervan.
Wij maken gebruik van afgeschermde beveiligde server omgeving waar niet-geautoriseerden geen enkele toegang tot verkrijgen. Wij zullen ervoor zorgen dat uw gegevens veilig worden opgeslagen en adequaat worden beschermd tegen ongeautoriseerd gebruik, ongeautoriseerde toegang, wijziging of onrechtmatige vernietiging.
Bij uw kandidaatstelling geeft u aan interesse te hebben in een woning en deze te willen huren. U wordt gevraagd de voor uw situatie relevante documenten te uploaden welke op uw verzoek met de verhuurder/eigenaar van de woning in een beveiligde afgeschermde online omgeving zullen worden gedeeld.
Enkel in het geval van uw kandidaatstelling voor een woning kunnen wij (geautoriseerde medewerker van At Home Vastgoed) en de verhuurder op uw verzoek uw documenten inzien. De reden hiervoor is dat een ieder aan de zorgplicht moet voldoen. Onder andere op basis van de aangeleverde documenten zal de verhuurder vervolgens kenbaar maken of u volgens hen de geschikte kandidaat bent en over kan worden gegaan tot de aanhuur van de woning.
In alle andere gevallen bent u de enige die toegang heeft tot uw documenten en hiermee ook verantwoordelijk voor het beheer en verwijdering ervan. Uw gegevens worden bewaard zolang als noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden of voor zover dit noodzakelijk is vanwege wettelijke verplichtingen, of voor het oplossen van eventuele geschillen (alles in overeenstemming met de wettelijke betaaltermijnen). Indien u voor een periode van 90 dagen geen gebruik meer heeft gemaakt van uw account, zullen de documenten automatisch worden verwijderd.
Toegang krijgen tot uw persoonsgegevens en deze beheren
U kunt altijd inloggen met uw account bij At Home Vastgoed en uw gegevens inzien, bewerken, documenten uploaden en/of verwijderen. Documenten welke u heeft geüpload zijn alleen door u te bekijken, tenzij u zich kandidaat stelt voor een woning - in welk geval de desbetreffende verhuurder en wij ten tijde van uw kandidaatstelling de documenten kunnen inzien zodat wij kunnen voldoen aan onze zorgplicht.
Wanneer u helemaal geen gebruik meer wenst te maken van uw account en mogelijkheden bij At Home Vastgoed, kunt u deze eenvoudig zelf verwijderen. Dit kunt u doen door in te loggen met uw account en onder Mijn profiel te kiezen voor “Uitschrijven”.
Indien u vragen en/of aanvullende informatie wenst omtrent uw account en uw gegevens, kunt u eenvoudig contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) door een e-mail te richten aan [email protected]. In beginsel zullen wij uw verzoek binnen 4 weken behandelen maar het is onze doelstelling om u binnen 5 werkdagen te voorzien van een antwoord en de gevraagde informatie.
Cookies en soortgelijke technologieën
At Home Vastgoed maakt gebruik van cookies en soortgelijke technologieën, met behulp waarvan onze services kunnen worden verleend en gegevens kunnen worden verzameld. Met cookies kunnen wij onder andere uw voorkeuren en instellingen opslaan; het voor u mogelijk maken om u aan te melden; op interesses gebaseerde woningen aanbieden; fraude tegengaan; en analyseren hoe onze websites en onlineservices presteren.
We maken ook gebruik van webbakens om te helpen cookies te leveren, en gebruiks- en prestatiegegevens te verzamelen. Onze websites kunnen webbakens en cookies van andere serviceproviders omvatten.
U beschikt over een breed scala aan tools om cookies, webbakens en soortgelijke technologieën te beheren, met inbegrip van browserbesturing om cookies van analyseservices door derden te blokkeren en te verwijderen om het verzamelen van gegevens door middel van webbakens en soortgelijke technologieën niet langer toe te staan. Uw browser en andere keuzes kunnen van invloed zijn op uw ervaringen met onze producten.
Graag wijzen wij u op uw (privacy) rechten
Recht van inzage: voor inzage in de door verwerkte persoonsgegevens kunt u inloggen via uw eigen account bij At Home Vastgoed.
Recht op rectificatie: u kunt ons per email op [email protected] een verzoek sturen om aanpassing of aanvulling van uw persoonsgegevens.
Recht op gegevens verwijdering (vergetelheid): u kunt ten allen tijde uw account incl. alle bijbehorende gegevens verwijderen. Dit kunt u eenvoudig doen door in te loggen met uw account en onder Mijn Profiel te kiezen voor “Uitschrijven”. Tevens kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens uit de systemen te verwijderen. Dit verzoek kunt u dan indienen op [email protected].
Recht van bezwaar: alhoewel u altijd eerst toestemming dient te hebben gegeven aan ons voor de verwerking van uw gegevens, mag u natuurlijk altijd bezwaar maken op [email protected] tegen de verwerking van de persoonsgegevens. Wij zullen dan in overleg met u het volledige account verwijderen.
Recht om klacht in te dienen: mocht u onverhoopt een klacht over onze dienstverlening hebben, dan kunt u bij ons een klacht indienen op [email protected] of gebruikmaken van de contactmogelijkheden op onze website.
Ook wijzen wij u op de mogelijkheid om bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen over hoe At Home Vastgoed met uw persoonsgegevens omgaat.
Voor bovenstaande verzoeken kunt u contact opnemen met ons op [email protected]. Wij nemen uw privacy zeer serieus. Heeft u nog vragen of opmerkingen, neem dan direct contact met ons op.
In geval van een datalek
Wanneer er een datalek is geconstateerd zullen wij deze direct dichten. Wij hebben hiervoor een team beschikbaar dat zeer adequaat en snel kan handelen. Vervolgens zullen wij tevens de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur op de hoogte stellen van het gevonden (en gedichtte) datalek.